Porte Aperte sul Web

In base all’esperienza acquisita in oltre dieci anni nel ruolo di webmaster unico provinciale, ho pensato di riassumere qualche suggerimento per produrre documenti in Word o in Open Office o Libre Office, diciamo, più dignitosi e, soprattutto, più accessibili.

La prima operazione da farsi quando si crea un nuovo documento è premere l’iconcina “Mostra/Nascondi” (o “Mostra tutto”) a forma di pi greco ¶ che si trova nella Barra degli strumenti Standard. L’azionare il “Mostra/Nascondi” comporta la visualizzazione SOLO A MONITOR di tutte le azioni che si compiono tramite tastiera. È quindi una sorta di cartina al tornasole per verificare la correttezza tecnica nella creazione di un documento.

Cosa si deve fare

• strutturare il testo ricorrendo agli stili, disponibili sia in Office che in Open/Libre Office; è opportuno denominare ciascuno stile per ciò che effettivamente raffigura (ad es.: titolo-principale; sottotitolo; paragrafo; firma ecc.);
• dare la notizia principale entro i primi due paragrafi; a ciascun paragrafo si aggiungerà uno “spazio sotto” per meglio evidenziarlo e una più immediata comprensione dell’ordine delle idee;
• usare sempre il carattere Verdana stile Normale, dimensione minimo 12;
• interlinea compresa tra 1,2 e 1,5;
• allineamento del testo rigorosamente a sinistra; soltanto i titoli e la firma possono essere centrati, mediante appositi stili;
• usare i cosiddetti “caratteri nascosti”, come ad esempio la E maiuscola accentata, che si ottiene con Alt + 0200 (della tastierina numerica di destra) > È; scrivere E’ costituisce un grave errore;
  anche 1° o 1^ per “prima” rappresenta una vera bruttura; in questo caso useremo la ª ad esponente, che si ottiene con Alt + 166, ne risulterà 1ª;
• i “Caratteri nascosti” sono visualizzabili nella “Mappa caratteri” in Start > Programmi > Utilità di sistema > Mappa caratteri;
• scrivere i numeri di telefono e di fax a blocchetti senza inserire punti o lineette
  (es. errati: 0376227260 – 0376.227.260 – 0376-227-260; es. corretto: 0376 227 260);
• usare i punti elenco o gli elenchi numerati già predisposti da Word;
• usare le interruzioni di pagina (e non una raffica di “Invii” per andare in pagina nuova);
• il tasto Invio crea un nuovo paragrafo; se se desidera semplicemente andare a capo, premere e tenere premuto “Shift” e poi “Invio”;
• scrivere il nome del file senza spazi bianchi e senza caratteri speciali.

Cosa NON si deve fare

• creare allineamenti mediante la barra spaziatrice (bisogna invece stabilire un punto di tabulazione o allineamento cliccando sul righello orizzontale), oppure ricorrere ad appositi stili che comprendano già il margine sinistro;

• creare allineamenti mediante l’uso ripetuto del tasto “tab” (a sinistra nella tastiera, con le due frecce contrapposte); anche in questo caso è necessario stabilire un punto di tabulazione sul righello orizzontale, oppure ricorrere ad un nuovo stile;
• creare paragrafi vuoti, ovvero premere ripetutamente il tasto “Invio” per ottenere spaziature verticali: in questo caso, è necessario ricorrere al menù Formato > Paragrafo > Spaziatura dopo il paragrafo; anche in questo caso si può creare nel file css.style del tema uno stile adatto allo scopo;

• inserire immagini troppo pesanti e poi ridimensionarle solo visivamente: si ridurrà l’immagine PRIMA dell’incorporamento, la si salverà con nome diverso e POI la si inserirà nella pagina;
• inserire due o più spazi fra una parola e l’altra;
• inserire lo spazio DOPO l’apostrofo (potrebbe determinare un’andata a capo scorretta)
  è errato: l’ auto
  è corretto: l’auto;
• inserire lo spazio PRIMA di un segno di punteggiatura (anche in questo caso potrebbe determinare un’andata a capo scorretta)
  è errato: cosa volete decidere ?
  è corretto: cosa volete decidere?
• scrivere in tutto maiuscolo, in quanto più faticoso da leggere e incomprensibile da interpretare tramite gli screen reader; il tutto maiuscolo è da scartare anche per i titoli e i riassunti;
• eccedere col neretto e il corsivo; escludere completamente le sottolineature, che per convenzione devono evidenziale soltanto i collegamenti ipertestuali;
• usare espressioni ridondanti e obsolete (per esempio: “entro e non oltre” oppure “con la presente” oppure ancora “le SS.LL.” ecc. ecc.);
• aggiungere titoli accademici davanti alla firma: quest’ultima è costituita dal solo Nome e Cognome;
• scrivere i nomi dei giorni della settimana o dei mesi con l’iniziale maiuscola (es. errato: Lunedì 7 Aprile; es. corretto: lunedì 7 aprile);
• far seguire i numeri romani dall’apice (es. errato: III°; es. corretto: III);
• scrivere «un pò» con l’accento (si adoperi, invece, l’apostrofo: un po’);
• produrre un documento Word o Open/Libre Office senza osservare le regole e poi trasformarlo in pdf: anche il pdf sarà scorretto in quanto non strutturato;
• scannerizzare un documento in formato “immagine”: è l’inaccessibilità per eccellenza; un pdf “solo immagine” è inusabile anche soltanto per Email; la scansione corretta è quella che produce un pdf A/1b.

Ricordiamoci che queste indicazioni ci consentono di rispettare la legge “Stanca” del 2004, il Regolamento attuativo del 2005, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) del 2005, le Linee Guida per i siti delle PA del 2011 vincolanti per gli uffici pubblici e le scuole, nonché la legge 221 del 17 dicembre 2012, che fra l’altro introduce gli Obiettivi annuali dell’accessibilità e le sanzioni per gli inadempienti.

Ricordiamoci che queste indicazioni ci consentono di rispettare la legge “Stanca” del 2004, il Regolamento attuativo (edizione 2013), vincolanti per gli uffici pubblici e le scuole, ed infine la legge 221/2012 del 17 dicembre 2012.

Alessandro Muratori
webmaster coordinatore del sito istituzionale
dell’Istituto Comprensivo di Volta Mantovana