Ultima modifica: 3 Marzo 2010
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3 – Documenti digitali a scuola

di Alberto Ardizzone – Porte aperte sul web USR Lombardia

La comunicazione scolastica si esprime in tanti modi: sito web, documenti interni, circolari, presentazioni, relazioni, brochure. La cura della documentazione, soprattutto quella digitale, apre nuovi interrogativi circa la sua universalità, cioè la sua possibilità di essere rivolta a tutti, senza barriere all’accesso: non solo documenti chiari e comprensibili, quindi, ma anche ben formati ed accessibili.

Una premessa

La comunicazione esterna della scuola non si esaurisce con il sito web.

Anzi, per consuetudine, per quantità e per praticità, la comunicazione scritta si esprime prevalentemente attraverso l’emissione di documenti: circolari, resoconti, presentazioni.

Chi crede nel valore dell’universalità della comunicazione, cioè nel valore civile e culturale dell’abbattimento delle barriere all’accesso, deve porsi una domanda: quando stendo una relazione, quando proietto una presentazione, quando scrivo una circolare parlo a tutti, oppure mi rivolgo solo ad alcuni?

Punto 1. La questione del linguaggio

Un primo elemento in grado di favorire  la fruizione di un testo è legato all’uso di un linguaggio chiaro e  comprensibile. E’ dagli anni Novanta che il Dipartimento per la Funzione pubblica emette circolari e direttive sulla semplificazione del linguaggio amministrativo. L’intento è chiaro: sostituire il cosiddetto “burocratese”, autoreferenziale e per addetti ai lavori, con un uso della lingua più diretto e  più vicino a chi legge.

Punto 2. Il documento digitale

La stesura del documento avviene solitamente attraverso l’uso di un elaboratore dei testi.

Un buon documento è un documento che predispone alla lettura; è un documento che facilita il riconoscimento delle sue parti costitutive. È  strutturato in capitoli e sottocapitoli, con un sommario navigabile che consenta di accedere direttamente ai capitoli interni e con una grafica omogenea e coerente. Un buon documento rispetta il valore semantico dei suoi contenuti strutturali: usa l’elenco per rappresentare  una lista di voci (ad esempio gli obiettivi del Pof, Piano dell’offerta formativa) e una tabella per rappresentare dati.

Un buon documento, quando si sviluppa su più pagine, ha un’intestazione e un piè di pagina. In questo modo, se lo si stampa e cade un foglio, si può  ricomporlo senza correre il rischio di fare pasticci.

Un buon documento, infine, delega le informazioni presentazionali, cioè quelle riferite al come un elemento debba essere visualizzato (colore, dimensione, interlinea, ecc. ecc.), agli stili: cambiando lo stile assegnato ad un elemento, cambia automaticamente la  visualizzazione di quell’elemento. Tutti i titoli dello stesso livello, tutti i paragrafi, tutte le tabelle, tutte le liste vengono visualizzati nello stesso modo.

Una sola operazione, quindi, per modificare la “formattazione” di tutto il documento. Il risultato è meno tempo di lavoro, più coerenza grafica e maggiore leggibilità.

Punto 3. Le presentazioni

Le presentazioni su diapositiva sono sempre più utilizzate a scuola: le usano i dirigenti quando parlano ai genitori, i docenti quando spiegano in classe, gli studenti quando fanno una ricerca o preparano la tesina per l’esame di stato. Proiettate davanti a un pubblico, oppure allegate a un messaggio di posta o a una pagina web, sono ormai una componente importante della comunicazione.

Il contesto d’uso fa la differenza. Chi parla davanti un uditorio, deve stare attento alla dimensione del carattere e al contrasto in modo che sia leggibile anche da chi occupa le ultime file o ha problemi di vista. Se la presentazione è allegata, è bene renderla “più leggera” eliminando le transizioni e comprimendo le immagini. In ogni caso è necessario curare i testi e non dimenticare la forza attrattiva dei titoli: brevi, chiari e significativi.

Ogni diapositiva, inoltre, dovrebbe contenere l’argomento della presentazione e soprattutto il numero della diapositiva riferito al numero totale, in modo da favorire l’orientamento, concedere una migliore gestione dei tempi a chi ascolta e favorire l’assemblamento degli eventuali stampati.

Punto 4. Documenti nel web

La fruizione di un documento avviene spesso attraverso il computer. E’ necessario perciò garantire il massimo di accessibilità possibile in modo che  a nessuno ne venga impedita la fruizione.

Le persone non vedenti leggono il documento attraverso programmi di sintesi vocale. Per favorire la lettura vocale dei contenuti è  necessario tenere presente alcuni accorgimenti, tipo descrivere le immagini in modo coerente con la loro funzione,  usare in modo corretto gli elementi strutturali  (titoli, paragrafi, liste, tabelle, moduli, ecc. ecc.), inserire un sommario navigabile.

Le persone ipovedenti, invece, richiedono in particolare attenzione ai contrasti, alla scelta ed alla dimensione dei font, alla facilità di scorrimento dei testi (ad esempio, evitare il testo giustificato e limitare quello centrato).

Le persone con ridotte capacità motorie, le persone dislessiche e le persone sordi richiedono facilità nel riconoscimento delle parti, semplicità di linguaggio e di costruzione grafica.

Se, poi, come spesso accade, il documento è convertito in pdf è necessario verificarne il grado di accessibilità ed, eventualmente, intervenire con qualche modifica ad hoc.

Affinità di percorsi

Molte di queste indicazioni hanno una stretta parentela con quelle relative alla redazione di un contenuto per il web. L’universalità di fruizione di un documento e l’accessibilità di un sito web sono temi contigui che possono trovare motivi di rinforzo e di approfondimento reciproco.

La costruzione di un documento ben formato può essere un buon allenamento per imparare ad inserire contenuti web accessibili. E viceversa.

In fin dei conti c’è un denominatore comune che li unisce: è il cosiddetto “pensiero accessibile” che privilegiando l’approccio culturale al tema della comunicazione, ne consente una gestione unitaria e vicina alla vocazione inclusiva della scuola e della pubblica amministrazione in generale.




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